DX推進・業務改革支援
吉本大地なぜ業務改善を目指すのか？
「社員の残業を減らして人件費を抑制したい」「ミスを減らして不良率を下げたい」「RPAを導入して業務を効率化したい」…いろいろなポイントがありますが、これらはすべて「会社の業績を上げる」ことが目的です。
言い換えれば、冒頭で述べた残業時間の削減などは、業績向上を目的とした手段です。
手段が目的化した状態で改善に着手すると、時間や労力をかけて実施した改善施策が思ったよりも効果を発揮しなかった、という結果になることがあります。
業務の改善を行う際は、業務プロセス全体を見渡して、会社の業績向上のために本当に為すべきことは何かを考えるところから始めることをおすすめします。最初に考えたものとは違った施策が見えてくる可能性があります。
- 残業を減らしたい
→ 残業時間短縮による効果はどれくらいあるのか？他のことをやった方が削減効果が高いのでは？
- ミスを減らしたい
→ ミスはどの工程で発生しているのか？人為的なミスなのか、設備の問題なのか？
- ツールを導入して効率化をしたい
→ そのツールは業務にマッチするのか？費用対効果はどの程度見込めるのか？効率化で捻出したリソースを、何に投入するのか？
業務改善の成功は、コミュニケーションによる現場の巻き込み次第
業務の改善には、現場の巻き込みが不可欠です。また、現場を上手に巻き込まないと、協力を得られないばかりか、反発や抵抗を招きます。どういうときに現場は抵抗するのでしょうか？改善の課題と目的がしっかりと理解・共有できていないときと、現場の意見が改善に反映されないときです。
実際に現場に出向き、業務の複雑さや大変さ、心配ごと、困りごとを理解したうえで、現場から歓迎される施策を作る必要があります。
現場が「お仕着せ」と感じたら、その改善施策は成功しません。
現場が「これは役に立つ、良くしたい」と思ってこその成功です。 ダイテックは、業務改善のすべての段階において、現場から業務の実情を丁寧にヒアリングし、ドンドン意見を取り込むことが、業務改善を成功に導くカギになると考えます。
ソリューションありきの改善策は失敗する
業務の効率化を求めて、導入するシステムをトップが決定し、「うまく使え」と現場に落とし込むやり方は、高い確率で失敗します。現場との対話を経ずに決定されたソリューションは、現場の業務とマッチせず、その運用に現場の声を反映させる余地が少ないためです。
現場への実装を命じられた担当者も、「さて、どの業務にどうやって使わせようか」と機能から発想をスタートさせる順序になりがちです。結果、ソリューションの導入自体は行っても、誰も有効に使いこなせず、期待した効果が出ないまま放置されることがあります。
悪くすると、現場業務が今よりも煩雑化したり（従来システムと新システムの2箇所にデータを入力するなど）、現場業務にマッチさせるための追加開発が必要になったり、予期せぬコストが発生する場合もあります。
このことからも、手段を起点とした業務改善はするべきではありません。現場起点で、本当に解決すべき課題は何なのかを丁寧に追求することが大切です。
業務改善の流れ
業務の実態に即した形で、関係者で合意を形成しながら業務を改善する流れは、大きくは以下のとおりです。
- 1. 業務を見える化する
- 業務の現状を把握するステップです。業務の上流工程から下流工程へ向けて、「誰が」（部門や担当者）、「いつ」、「何を」するかを棚卸しして整理し、どの時点でどのようなインプットやアウトプットが発生するかを明確にします。
- 2. 課題を特定する
- 見える化された業務を分析し、どこに課題が潜んでいるかを特定していきます。業務上のムダ・ムリ・ムラなどがあれば、その頻度やリスクの度合いなどで重み付けを行います。
- 3. 課題解決の仮説を設定する
- 特定した課題に対して、原因と解決方法の仮説を立てます。このとき、許容できる問題と許容できない問題（解決する課題）を切り分け、効果が大きいと思われる課題解決に絞り込むこともあります。
- 4. 改善を測るKPIを設定する
- 「残業時間を年間10％削減する」という風に、目標を数値化・言語化して共有します。
このとき、定量的に評価できる数値目標（KPI）を設定することがポイントです。
- 5. 改善の手段を決定する
- KPIとして掲げた目標を達成するための具体的な手段を決定します。業務の標準化であれば業務マニュアルの作成、商談の成立件数向上であればトレーニングや研修の実施、ノンコア業務であれば社外へのアウトソースなどが考えられます。
誰が改善を実施するか、どのようなスケジュールで進めるか、コストと回収計画など、詳細な検討を行います。
- 6. 改善を実践して評価する
- 改善の施策を実際の業務に反映します。このとき、実際に業務を行う担当者に理解を得て、現場から積極的なフィードバックを得ることが大切です。
フィードバックの内容やKPIの達成度を分析し、施策の改善を行います。分析の結果によっては、施策を廃止し、別の手段を講じることも考えられます。
- 7. 改善を定着させる
- 改善の取り組みは、一過性で終わってしまうこともあります。現場のフィードバックが改善の施策に反映され、社員の教育にも活用されるなど、会社の成長に溶け込ませる仕組みを作ることがポイントになります。
課題のある業務を改善して、業績を向上させましょう
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